Denne erklæringen definerer bruk, ansvar og hovedaspekter ved bruk av kameraovervåkning knyttet til Oslo Kajakklubbs (OKK) virksomhet. Kameraovervåkning skal sikre OKKs og OKKs medlemmers verdier, og være en kilde til bevis ved mulige lovbrudd eller ulykker.
Formål
For å styrke sikkerheten til OKK og OKKs medlemmers verdier og bygninger benyttes det videoovervåkning på OKKs uteområder. Denne erklæringen gjelder kun kameraovervåkning hvor OKK er behandlingsansvarlige for de personopplysningene som behandles. Erklæringen beskriver systemet, prinsipper for bruk og hvilke sikkerhetstiltak som er iverksatt for å ivareta personopplysnings sikkerheten til de personene som blir filmet. Erklæringen definerer roller og ansvar ved implementering og bruk av kameraovervåkning, samt behandlingen av personopplysninger som sammenfaller med dette, og omfatter alle kameraer som er satt opp uavhengig om de er aktive, eller til og med defekte/falske.
Erklæringen baserer seg på retningslinjer fra den europeiske personvernmyndigheten (EDPB) og det norske datatilsynet.
Behandling av personopplysninger ved bruk av kameraovervåkning
Beskrivelse av kameraer og system
Digitale bilder uten opptak av lyd, «motion detection», 24/7 overvåkning, med HD oppløsning plassert Rundt klubbens uteområder.
Områder under overvåkning
Områdene som overvåkes er:
- Alle kajakklagre
- Parkering
- Sykkelparkering
- Bakside av klubbhus
- Forsiden av klubbhus
- Bryggeanlegg
Formål med kameraovervåkningen
OKK benytter kameraovervåkning til å motvirke, forebygge og oppklare kriminalitet og ulykker, sikre OKK og deres medlemmer verdier og aktiva, samt opprettholde sikkerhet for ansatte, medlemmer og besøkende.
Formålsbegrensning
Kameraovervåkning brukes ikke til andre formål enn de som er nevnt over. Kameraovervåkning skal ikke benyttes for følgende formål:
- Til overvåkning av ansattes og/eller medlemmers arbeid eller tilstedeværelse
- Som et undersøkelse-/analyseverktøy med mindre;
- Det er mistanke om mulige lovbrudd.
- Dataen som samles inn kan anonymiseres.
Rettslig grunnlag
Behandlingsgrunnlag for bruk av kameraovervåkning er OKKs berettigede interesse. OKK skal alltid veie bruk av kameraovervåkning opp mot personvernet til de som blir filmet ved hjelp av en balansetest.
Særlige kategorier av personopplysninger
Med de formål og den begrunnelse OKK opererer kameraovervåkning, vil GDPR artikkel 9 om særlige kategorier av personopplysninger, ikke komme til anvendelse, selv om kameraer med ujevne mellomrom vil fange opp særlige kategorier (person i rullestol, personer med religiøse plagg eller symboler, T-skjorte med fagforeningslogo med videre). Grunnlag for dette er langvarig norsk praksis, Norges syn på GDPR ved innføring av GDPR samt European Data Protection Boards (EDPB) retningslinjer.
De registrertes rettigheter
Informasjon (skilting)
Informasjon om kameraovervåkning gis ved to tilfeller:
- Skilt på steder hvor kameraovervåkning foregår.
- Ved denne erklæring som er publisert på OKKs hjemmeside.
Skiltene vil ha en størrelse, plassering og et antall som gjør det lett å få med seg at området er overvåket. Fortrinnsvis er de plassert slik at de lett kan sees der hvor man går inn i det overvåkede området. Det skal være enkelt og forståelig hvilke områder som er overvåket.
Innsyn
For å innfri disse rettighetene kontakt Daglig Leder på post@okk.org.
Utlevering og overføring (formidling)
All utlevering/overføring av opptak eller personopplysninger til noen andre enn daglig leder skal nøye vurderes etter gjeldende rutiner og dokumenteres.
Personopplysninger som er innsamlet ved kameraovervåking, kan bare utleveres til andre enn den behandlingsansvarlige dersom et av følgende vilkår er oppfylt;
- de(n) som er avbildet samtykker
- utleveringen skjer til politiet for etterforskning av mulige straffbare handlinger eller ulykker
- det ellers følger av lov at utlevering kan skje.
Etterlevelse
Revisjon og internkontroll
Det foretas en årlig gjennomgang av bruk av kameraovervåkning og denne erklæringen. Hensikten er å vurdere:
- Om det er endringer i behovet for bruk av kameraovervåkning
- Om bruk av kameraovervåkning fortsatt oppfyller formålet
- Om det finnes andre alternativer som helt eller delvis kan erstatte kameraovervåkning, og er mindre inngripende på personvernet.
I tillegg vurderes saker fra tidligere gjennomganger, spesielt saker som sikrer fortsatt etterlevelse av gjeldende lovverk og praksis.
Prinsipper
OKK skal implementere personvernvennlige løsninger som følger følgende prinsipper:
- Blokkering av områder der kameraene kan fange opp registrerte som ikke er relevant for formålet til overvåkningen.
- Begrensning av sikt til rekreasjonsområder
- Så langt det lar seg gjøre begrense overvåkning av ansatte
- Tilgang til opptak er strengt tilgangs beskyttet og kun til daglig leder og styreleder.
- Tidsstyring etter behov
Sikkerhet
For å ivareta sikkerheten til kameraovervåkingen, inkludert personopplysninger, har OKK implementert tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. De er:
- Sikring av fysisk lagring
- Kun Daglig Leder og Styreleder har tilgang til systemet og kan ta ut data
Lagring og sletting
Opptak slettes automatisk etter syv dager. Ved mistanke om lovbrudd lagres aktuelle hendelse i inntil 30 dager eller til saken er ferdig.